Effektive Meetings

Die drei Voraussetzungen für ein effektives Meeting

Führungskräfte übersehen gerne den hohen Stellenwert des Besprechungsmanagement. Ein effektives Treffen ist mehr als nur das Versenden einer Nachricht an Ihrem Team, sich zu einer bestimmten Zeit und einem bestimmten Ort zu treffen.

Effektive Besprechungen brauchen Struktur und Ordnung. Dabei scheinen die Führungskräfte beim Treffen oft nicht zum Punkt kommen zu wollen und die Teilnehmer haben anschließend meist das Gefühl, ihre Anwesenheit sei zwecklos gewesen.

Woran mag das liegen? Damit Meetings zu den gewünschten Ergebnissen führen, muss man eine gute Planung absolvieren. Gunther Wolf, Autor eines Ratgebers zum Thema Besprechungsmanagement, äußert sich zu dieser Problematik: «Ich höre oft, dass Menschen das Gefühl haben, durch Meetings von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden». Damit eine Besprechung also anschließend als erfolgreich abgestempelt werden kann, sei eine gute Planung das A und O. Eine Planung beinhaltet übrigens auch Zeitangaben. Die sind hier nämlich sehr wichtig für die Orientierung bei der Präsentation. Wenn Sie wirklich etwas Essentielles erreichen wollen, dann muss Ihr Meeting einen Spannungsbogen haben. Planen Sie diesen auch in Ihre Agenda hinein.

Nicht nur die Planung sorgt für ein gelungenes Meeting. Es spielen dabei viele verschiedene Faktoren. Beispielsweise muss die Planung den Kern des Meetings beinhalten: das Ziel des Treffens. Was ist der Anlass der Besprechung? Warum müssen wir zusammenkommen? Was sind die Inhalte und Themen, die besprochen werden sollen? Zu welchem Ergebnis will man kommen? Wenn der Grund des Treffens klar definiert ist, fällt es einem leichter, die Planung durchzuführen.

Nun hat man die Planung gemacht und man kennt den Zweck der Sitzung. Eines fehlt: die Teilnehmer. Das Ausführen einer Sitzung ist keine diktatorische Rolle. Das heißt, dass sie die Planung, die sie sich vorbereitet haben, mit den zu Teilnehmenden teilen. Sie wollen Nähe schaffen, bevor Sie auftreten. Fragen Sie nach Verbesserungsvorschläge. Vielleicht gibt es etwas Wichtiges, dass ein Team-Mitglied hinzuzufügen hat. Bei der Bekanntgabe der Planung werden Sie nämlich profitieren. Sie werden Ihre Präsentation mit mehr Sicherheit und Selbstbewusstsein führen können. Sie wollen nach der Sitzung die maximale Zufriedenheit der Anwesenden gewährleisten. Deshalb ist es wichtig, sie nicht nutzlos dastehen zu lassen. Fragen Sie nach Feedback, zeigen Sie ihnen, dass ihre Anwesenheit nicht zwecklos ist. Nur so schaffen Sie ein gutes Verhältnis zu den Teilnehmenden. Außerdem möchte niemand das Gefühl haben, dass sie ihre Zeit verschwendet haben.
Übrigens: Je weniger Teilnehmer, desto effizienter, desto effektiver.

Effektive Besprechungen basieren auf drei Aspekte:

• Gute Planung
• Ziel des Meetings wird erreicht
• die richtigen Teilnehmer wurden ausgewählt

Strukturieren Sie Ihre Besprechungen nach diesen drei Kriterien, so entsteht ein erfolgreiches Meeting!
Die wirksamsten Sitzungen erregen einem nämlich das Gefühl, dass man wirklich etwas erreicht hat. Teilen Sie dieses Gefühl mit den Anwesenden. Ein wertvolles Meeting zeichnet aus, dass es Sachergebnisse liefert und dass die Teilnehmer zufrieden sind. Ohne diese drei Grundelemente werden Sie nie eine erfolgreiche Sitzung hinter sich bringen. Sie brauchen ein festes Ziel vor Augen, um das Meeting als gelungen abzuhaken. Es tut nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Ruf gut, wenn Sie das Treffen meistern.